Положение
ПРИЛОЖЕНИЕ
УТВЕРЖДЕНО
распоряжением администрации
Слободо-Туринского
муниципального района
от 09.04.2019 № 57
ПОЛОЖЕНИЕ
об архивном отделе администрации Слободо-Туринского муниципального района
Глава 1. Общие положения
1. Настоящее Положение определяет задачи, функции, структуру и организацию деятельности Архивного отдела администрации Слободо-Туринского муниципального района.
2. Архивный отдел является структурным подразделением администрации Слободо-Туринского муниципального района (далее – Администрация), не является юридическим лицом.
Полное наименование: Архивный отдел администрации Слободо-Туринского муниципального района (далее – Архивный отдел).
3. Архивный отдел имеет свой бланк с угловым штампом.
4. Архивный отдел пользуется печатью архивного отдела администрации Слободо-Туринского муниципального района в установленном порядке, в том числе для заверения архивных справок, архивных копий, архивных выписок из документов.
5. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и Свердловской области, приказами, инструкциями, иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации, Свердловской области, регламентирующими отношения в сфере архивного дела, методическими указаниями Федерального архивного агентства Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Управления архивами Свердловской области, Уставом Слободо-Туринского муниципального района, решениями Думы Слободо-Туринского муниципального района, постановлениями и распоряжениями Администрации (далее – муниципальные правовые акты), а также настоящим Положением.
На основания соглашения между Управлением архивами Свердловской области и Администрацией Архивный отдел осуществляет отдельные государственные полномочия в области хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области.
6. Положение об Архивном отделе утверждается распоряжением Администрации.
7. Архивный отдел в своей деятельности взаимодействует с Управлением архивами Свердловской области по организационно-методическим вопросам.
8. Указания Архивного отдела по вопросам архивного дела обязательны на территории Слободо-Туринского муниципального района для учреждений, организаций и предприятий (далее - «организаций») муниципальной формы собственности, государственной (областной) формы собственности, федеральной формы собственности, в результате деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.
Глава 2. Основные задачи Архивного отдела
9. Основными задачами Архивного отдела являются:
1) осуществление на территории Слободо-Туринского муниципального района полномочий в сфере архивного дела в пределах своей компетенции.
2) обеспечение сохранности и государственный учет архивных документов, подлежащих постоянному и долговременному хранению.
3) комплектование Архивного отдела документами Архивного Фонда Российской Федерации, имеющими научно-историческое, экономическое, политическое, социальное или культурное значение для населения Слободо-Туринского муниципального района и Свердловской области в целом.
4) организационно-методическое руководство организацией документов в делопроизводстве и работой архивов представительных и исполнительных органов местного самоуправления Слободо-Туринского муниципального района, муниципальных учреждений, предприятий, содействие другим организациям и гражданам, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.
5) информационное обеспечение органов местного самоуправления района, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, организация использования документов.
6) предоставление муниципальных услуг:
- информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
- выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей;
- исполнение запросов российских граждан, связанных с их социальной защитой, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а так же получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.
7) В соответствии с решениями, принимаемыми Главой Слободо-Туринского муниципального района (далее-Глава муниципального района) Архивный отдел выполняет иные задачи в целях обеспечения деятельности Главы муниципального района и Администрации.
Глава 3. Основные функции Архивного отдела
10. В целях реализации задачи, указанной в подпункте 1 пункта 9 настоящего Положения, основными функциями Архивного отдела являются:
1) разработка и обеспечение исполнения муниципальной подпрограммы «Развитие архивного дела на территории Слободо-Туринского муниципального района» муниципальной программы «Обеспечение деятельности администрации Слободо-Туринского муниципального района, реализация вопросов органов местного самоуправления в Слободо-Туринском муниципальном районе на 2019-2024 годы» на 2019-2024 годы», утвержденной постановлением администрации Слободо-Туринского муниципального района от 29.12.2018 № 650;
2) осуществление хранения:
- документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия;
- документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в деятельности органов государственной власти и организаций, действующих на территории Слободо-Туринского муниципального района и отнесенных к федеральной собственности и собственности Свердловской области;
- документов негосударственных организаций, общественных организаций, общественных движений и граждан, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, передаваемые их собственниками или владельцами на постоянное хранение в Архивный отдел на договорной основе;
- документов по личному составу ликвидированных организаций, в том числе в результате банкротства, действовавших на территории Слободо-Туринского муниципального района;
- фотодокументов, а также при наличии надлежащих условий кино-, фоно-, видеодокументов, отражающих прошлое и настоящее Слободо-Туринского муниципального района;
- печатных, иллюстративных и других материалов, дополняющих фонды Архивного отдела;
- учетных документов, архивных справочников и других материалов для осуществления практической деятельности Архивного отдела;
3) разработка проектов решений, постановлений, распоряжений в сфере архивного дела для внесения в установленном порядке на рассмотрение Думы Слободо-Туринского муниципального района и принятия Главой муниципального района.
11. В целях реализации задачи, указанной в подпункте 2 пункта 9 настоящего Положения, основными функциями Архивного отдела являются:
1) осуществление государственного учета документов, принятых в Архивный отдел, представление в установленном порядке учетных данных в Управление архивами Свердловской области;
2) проведение мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечения их физической сохранности;
3) обеспечение в установленном порядке ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, других архивных документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования архивного отдела.
12. В целях реализации задачи, указанной в подпункте 3 пункта 9 настоящего Положения, основными функциями Архивного отдела являются:
1) разработка списков организаций - источников комплектования Архивного отдела, представление их на согласование в Управление архивами Свердловской области и на утверждение Главе муниципального района;
2) организация, в соответствии с законодательно установленными сроками, отбора архивных документов организаций - источников комплектования Архивного отдела для постоянного и долговременного хранения, и осуществление их приема в Архивный отдел;
3) разработка и реализация мероприятий по комплектованию Архивного отдела записями воспоминаний, материалами кино-, фото- и видеосъемок знаменательных событий и мероприятий Слободо-Туринского муниципального района;
4) осуществление в установленном порядке рассмотрения и представления на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области, поступивших от организаций - источников комплектования Архивного отдела номенклатур дел, описей дел постоянного срока хранения, описей дел по личному составу, описей фотодокументов, фоно- и видеодокументов.
13. В целях реализации задачи, указанной в подпункте 4 пункта 9 настоящего Положения, основными функциями Архивного отдела являются:
1) создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам, хранящимся в Архивном отделе, в том числе автоматизированных информационно-поисковых системах с целью оперативного использования документной информации;
2) осуществление организационно-методического руководства работой организаций - источников комплектования Архивного отдела, оказание им необходимой помощи в вопросах методики работы с документами;
3) рассмотрение и согласование нормативно-методических документов организаций - источников комплектования Архивного отдела:
- Положение об экспертной комиссии,
- Положение об архиве,
- Инструкции по делопроизводству;
4) проведение мероприятий по улучшению организации документов в делопроизводстве и их ведомственному хранению, по повышению квалификации работников, ответственных за делопроизводство и архив.
14. В целях реализации задачи, указанной в подпункте 5 пункта 9 настоящего Положения, основными функциями Архивного отдела являются:
1) информирование органов местного самоуправления и заинтересованных организаций о составе и содержании документов Архивного отдела и исполнению их запросов на документную информацию, а так же:
- в установленном порядке представление документов Архивного отдела организациям и гражданам с целью их научного и практического использования;
- исполнение тематических запросов, запросов социально-правового характера, организация работы исследователей, выдача архивных справок, копий и выписок из документов;
2) использование документов Архивного отдела в социально- экономических и культурных целях путем организации выставок, экскурсий, встреч с общественностью, публикаций документов и материалов по ним в периодической печати;
3) рассматривание жалоб, заявлений и предложений граждан по вопросам, относящимся к компетенции Архивного отдела.
15. В целях реализации задачи, указанной в подпункте 6 пункта 9 настоящего Положения, основной функцией Архивного отдела является:
1) осуществление с квартальной и годовой периодичностью информационного наполнения раздела «Мониторинг государственных и муниципальных услуг» автоматизированной системы управления деятельностью исполнительных органов государственной власти Свердловской области по показателям согласно Перечню показателей мониторинга качества предоставления государственных (муниципальных) услуг в Свердловской области, установленных для исполнительных органов государственной власти Свердловской области и органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области.
16. Архивный отдел наряду с функциями, предусмотренными в пунктах 10-15 настоящего Положения, осуществляет следующие функции:
1) обеспечивает подготовку, согласование и вынесение в установленном порядке на рассмотрение Главы муниципального района, Думы муниципального района проектов муниципальных правовых актов, по вопросам входящим в компетенцию Архивного отдела;
2) обеспечивает подготовку проектов соглашений, согласование и заключение с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, областными и территориальными исполнительными органами государственной власти Свердловской области, органами местного самоуправления муниципальных образований, входящих в состав муниципального района, иными организаций и учреждениями, по вопросам входящим в компетенцию Архивного отдела, а также их исполнение;
3) в установленном порядке предоставляет контрактной службе и (или) контрактному управляющему Администрации технические задания, коммерческие предложения для осуществления закупок товаров, работ, услуг, осуществляет контроль за исполнением муниципальных контрактов, заключенных для обеспечения муниципальных нужд Администрации в установленной сфере деятельности;
4) обеспечивает заключение иных гражданско-правовых договоров, включая разработку проектов, согласование, подписание уполномоченными лицами сторон, внесение изменений, а также их исполнение;
5) осуществляет мониторинг законодательства по вопросам, входящим в компетенцию Архивного отдела;
6) обеспечивает участие в деятельности координационных, совещательных комиссий и иных органов представителей Архивного отдела.
17. Для осуществления своих задач и функций Архивный отдел имеет право:
1) представлять Администрацию по всем вопросам, входящим в компетенцию работы отдела;
2) вносить на рассмотрение органов местного самоуправления предложения по развитию архивного дела, совершенствованию работы ведомственных архивов, участвовать в подготовке и рассмотрении вопросов архивного дела и делопроизводства;
3) запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности, необходимые сведения об организации документов в делопроизводстве, о состоянии ведомственных архивов;
4) давать в пределах своей компетенции организациям - источникам комплектования обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве;
5) привлекать, с согласия руководителей организаций - источников комплектования, сотрудников ответственных за архив для осуществления мероприятий, проводимых Отделом в соответствии с возложенными на него функциями и задачами;
6) принимать участие в совещаниях и иных мероприятиях, проводимых Администрацией при рассмотрении вопросов, касающихся архивного дела;
7) запрашивать и получать необходимую информацию, документы и материалы от структурных подразделений и муниципальных служащих Администрации по вопросам, входящим в компетенцию Архивного отдела;
8) требовать от муниципальных служащих и иных работников Администрации соблюдения единого порядка оформления документов, создаваемых в Администрации в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.
Глава 4. Структура и организация деятельности Архивного отдела
18. Архивный отдел подчиняется непосредственно Главе муниципального района в соответствии со структурой Администрации, утверждаемой Думой муниципального района.
19. Структура Архивного отдела определяется в соответствии со штатным расписанием Администрации, утверждаемым распоряжением Администрации.
20. Архивный отдел возглавляет заведующий архивным отделом администрации Слободо-Туринского муниципального района (далее - Заведующий архивным отделом).
21. Заведующий архивным отделом несет ответственность за выполнение задач и функций Архивного отдела.
22. Заведующий архивным отделом:
1) организует деятельность Архивного отдела, выполнение задач и функций, предусмотренных настоящим Положением, поручений Главы муниципального района и несёт персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач;
2) организует взаимодействие Архивного отдела с другими структурными подразделениями Администрации, органами местного самоуправления Слободо-Туринского муниципального района, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, областными и территориальными исполнительными органами государственной власти Свердловской области, органами местного самоуправления муниципальных образований, входящих в состав Слободо-Туринского муниципального района, иных организаций и учреждений;
3) отчитывается о работе Архивного отдела и состоянии архивного дела перед Администрацией и в установленном порядке перед Управлением архивами Свердловской области;
4) представляет Архивный отдел в территориальных органах федеральных органов исполнительной власти, областных и территориальных исполнительных органах государственной власти Свердловской области, органах местного самоуправления Слободо-Туринского муниципального района и муниципальных образований, входящих в состав Слободо-Туринского муниципального района, иных организациях и учреждениях по поручению Главы муниципального района;
5) несет персональную ответственность в пределах своей компетенции за состояние антикоррупционной работы в Архивном отделе;
6) подписывает служебные документы в пределах своей компетенции;
7) осуществляет иные полномочия, предусмотренные муниципальными правовыми актами, должностной инструкцией и настоящим Положением.
23. Деятельность Архивного отдела организуется в соответствии с правилами, установленными Федеральным архивным агентством Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, на основе годового плана работы, утвержденного Главой муниципального района по согласованию с Управлением архивами Свердловской области.
24. Обеспечение архивного отдела помещениями, отвечающими условиям постоянного хранения документов, содержание, техническое оснащение, оборудование, охрана, транспортное обслуживание осуществляется Администрацией за счет местного бюджета и субвенций, направленных на комплектование, учет, хранение и использование документов государственной собственности Свердловской области.
25. При смене заведующего архивным отделом прием - передача дел и материалов производится с участием специально созданной комиссией, в состав которой входят представители Администрации и Управления архивами Свердловской области. Акт приема-передачи утверждается Главой муниципального района и представляется в Управление архивами Свердловской области.
26. Ликвидация и реорганизация Архивного отдела осуществляются Администрацией по согласованию с Управлением архивами Свердловской области.
Архивные фонды и архивные документы, сосредоточенные в хранилищах ликвидируемого или реорганизуемого Архивного отдела, передаются его правопреемнику. При отсутствии правопреемника архивные фонды и архивные документы могут быть переданы на постоянное хранение в один из государственных архивов Свердловской области, подведомственных Управлению архивами Свердловской области, на основании договора между Управлением архивами и Администрацией.
Глава 5. Заключительные положения
27. Изменения и дополнения в настоящее Положение вносятся распоряжением администрации Слободо-Туринского муниципального района.