Положение

ПРИЛОЖЕНИЕ

УТВЕРЖДЕНО

распоряжением администрации

Слободо-Туринского

муниципального района

от 09.04.2019  № 57

 

ПОЛОЖЕНИЕ

об архивном отделе администрации Слободо-Туринского муниципального района

 

Глава 1. Общие положения

 

   1. Настоящее Положение определяет задачи, функции, структуру и организацию деятельности Архивного отдела администрации Слободо-Туринского муниципального района.

   2. Архивный отдел является структурным подразделением администрации Слободо-Туринского муниципального района (далее – Администрация), не является юридическим лицом.

Полное наименование: Архивный отдел администрации Слободо-Туринского муниципального района (далее – Архивный отдел).

   3. Архивный отдел имеет свой бланк с угловым штампом.

   4. Архивный отдел пользуется печатью архивного отдела администрации Слободо-Туринского муниципального района в установленном порядке, в том числе для заверения архивных справок, архивных копий, архивных выписок из документов.

   5. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и Свердловской области, приказами, инструкциями, иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации, Свердловской области, регламентирующими отношения в сфере архивного дела, методическими указаниями Федерального архивного агентства Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Управления архивами Свердловской области, Уставом Слободо-Туринского муниципального района, решениями Думы Слободо-Туринского муниципального района, постановлениями и распоряжениями Администрации (далее – муниципальные правовые акты), а также настоящим Положением.

   На основания соглашения между Управлением архивами Свердловской области и Администрацией Архивный отдел осуществляет отдельные государственные полномочия в области хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области.

   6. Положение об Архивном отделе утверждается распоряжением Администрации.

   7. Архивный отдел в своей деятельности взаимодействует с Управлением архивами Свердловской области по организационно-методическим вопросам.

   8. Указания Архивного отдела по вопросам архивного дела обязательны на территории Слободо-Туринского муниципального района для учреждений, организаций и предприятий (далее - «организаций») муниципальной формы собственности, государственной (областной) формы собственности, федеральной формы собственности, в результате деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.

 

Глава 2. Основные задачи Архивного отдела

 

   9. Основными задачами Архивного отдела являются:

1) осуществление на территории Слободо-Туринского муниципального района полномочий в сфере архивного дела в пределах своей компетенции.

2) обеспечение сохранности и государственный учет архивных документов, подлежащих постоянному и долговременному хранению.

3) комплектование Архивного отдела документами Архивного Фонда Российской Федерации, имеющими научно-историческое, экономическое, политическое, социальное или культурное значение для населения Слободо-Туринского муниципального района и Свердловской области в целом.

4) организационно-методическое руководство организацией документов в делопроизводстве и работой архивов представительных и исполнительных органов местного самоуправления Слободо-Туринского муниципального района, муниципальных учреждений, предприятий, содействие другим организациям и гражданам, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.

5) информационное обеспечение органов местного самоуправления района, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, организация использования документов.

6) предоставление муниципальных услуг:

- информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

- выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей;

- исполнение запросов российских граждан, связанных с их социальной защитой, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а так же получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.

7) В соответствии с решениями, принимаемыми Главой Слободо-Туринского муниципального района (далее-Глава муниципального района) Архивный отдел выполняет иные задачи в целях обеспечения деятельности Главы муниципального района и Администрации.

 

Глава 3. Основные функции Архивного отдела

 

   10. В целях реализации задачи, указанной в подпункте 1 пункта 9 настоящего Положения, основными функциями Архивного отдела являются:

1) разработка и обеспечение исполнения муниципальной подпрограммы «Развитие архивного дела на территории Слободо-Туринского муниципального района» муниципальной программы «Обеспечение деятельности администрации Слободо-Туринского муниципального района, реализация вопросов органов местного самоуправления в Слободо-Туринском муниципальном районе на 2019-2024 годы» на 2019-2024 годы», утвержденной постановлением администрации Слободо-Туринского муниципального района от 29.12.2018 № 650;

2) осуществление хранения:

- документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия;

- документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в деятельности органов государственной власти и организаций, действующих на территории Слободо-Туринского муниципального района и отнесенных к федеральной собственности и собственности Свердловской области;

- документов негосударственных организаций, общественных организаций, общественных движений и граждан, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, передаваемые их собственниками или владельцами на постоянное хранение в Архивный отдел на договорной основе;

- документов по личному составу ликвидированных организаций, в том числе в результате банкротства, действовавших на территории Слободо-Туринского муниципального района;

- фотодокументов, а также при наличии надлежащих условий кино-, фоно-, видеодокументов, отражающих прошлое и настоящее Слободо-Туринского муниципального района;

- печатных, иллюстративных и других материалов, дополняющих фонды Архивного отдела;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов для осуществления практической деятельности Архивного отдела;

3) разработка проектов решений, постановлений, распоряжений в сфере архивного дела для внесения в установленном порядке на рассмотрение Думы Слободо-Туринского муниципального района и принятия Главой муниципального района.

   11. В целях реализации задачи, указанной в подпункте 2 пункта 9 настоящего Положения, основными функциями Архивного отдела являются:

1) осуществление государственного учета документов, принятых в Архивный отдел, представление в установленном порядке учетных данных в Управление архивами Свердловской области;

2) проведение мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечения их физической сохранности;

3) обеспечение в установленном порядке ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, других архивных документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования архивного отдела.

   12. В целях реализации задачи, указанной в подпункте 3 пункта 9 настоящего Положения, основными функциями Архивного отдела являются:

1) разработка списков организаций - источников комплектования Архивного отдела, представление их на согласование в Управление архивами Свердловской области и на утверждение Главе муниципального района;

2) организация, в соответствии с законодательно установленными сроками, отбора архивных документов организаций - источников комплектования Архивного отдела для постоянного и долговременного хранения, и осуществление их приема в Архивный отдел;

3) разработка и реализация мероприятий по комплектованию Архивного отдела записями воспоминаний, материалами кино-, фото- и видеосъемок знаменательных событий и мероприятий Слободо-Туринского муниципального района;

4) осуществление в установленном порядке рассмотрения и представления на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области, поступивших от организаций - источников комплектования Архивного отдела номенклатур дел, описей дел постоянного срока хранения, описей дел по личному составу, описей фотодокументов, фоно- и видеодокументов.

   13. В целях реализации задачи, указанной в подпункте 4 пункта 9 настоящего Положения, основными функциями Архивного отдела являются:

1) создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам, хранящимся в Архивном отделе, в том числе автоматизированных информационно-поисковых системах с целью оперативного использования документной информации;

2) осуществление организационно-методического руководства работой организаций - источников комплектования Архивного отдела, оказание им необходимой помощи в вопросах методики работы с документами;

3) рассмотрение и согласование нормативно-методических документов организаций - источников комплектования Архивного отдела:

- Положение об экспертной комиссии,

- Положение об архиве,

- Инструкции по делопроизводству;

4) проведение мероприятий по улучшению организации документов в делопроизводстве и их ведомственному хранению, по повышению квалификации работников, ответственных за делопроизводство и архив.

   14. В целях реализации задачи, указанной в подпункте 5 пункта 9 настоящего Положения, основными функциями Архивного отдела являются:

1) информирование органов местного самоуправления и заинтересованных организаций о составе и содержании документов Архивного отдела и исполнению их запросов на документную информацию, а так же:

- в установленном порядке представление документов Архивного отдела организациям и гражданам с целью их научного и практического использования;

- исполнение тематических запросов, запросов социально-правового характера, организация работы исследователей, выдача архивных справок, копий и выписок из документов;

2) использование документов Архивного отдела в социально- экономических и культурных целях путем организации выставок, экскурсий, встреч с общественностью, публикаций документов и материалов по ним в периодической печати;

3) рассматривание жалоб, заявлений и предложений граждан по вопросам, относящимся к компетенции Архивного отдела.

   15. В целях реализации задачи, указанной в подпункте 6 пункта 9 настоящего Положения, основной функцией Архивного отдела является:

1) осуществление с квартальной и годовой периодичностью информационного наполнения раздела «Мониторинг государственных и муниципальных услуг» автоматизированной системы управления деятельностью исполнительных органов государственной власти Свердловской области по показателям согласно Перечню показателей мониторинга качества предоставления государственных (муниципальных) услуг в Свердловской области, установленных для исполнительных органов государственной власти Свердловской области и органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области.

   16. Архивный отдел наряду с функциями, предусмотренными в пунктах 10-15 настоящего Положения, осуществляет следующие функции:

1) обеспечивает подготовку, согласование и вынесение в установленном порядке на рассмотрение Главы муниципального района, Думы муниципального района проектов муниципальных правовых актов, по вопросам входящим в компетенцию Архивного отдела;

2) обеспечивает подготовку проектов соглашений, согласование и заключение с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, областными и территориальными исполнительными органами государственной власти Свердловской области, органами местного самоуправления муниципальных образований, входящих в состав муниципального района, иными организаций и учреждениями, по вопросам входящим в компетенцию Архивного отдела, а также их исполнение;

3) в установленном порядке предоставляет контрактной службе и (или) контрактному управляющему Администрации технические задания, коммерческие предложения для осуществления закупок товаров, работ, услуг, осуществляет контроль за исполнением муниципальных контрактов, заключенных для обеспечения муниципальных нужд Администрации в установленной сфере деятельности;

4) обеспечивает заключение иных гражданско-правовых договоров, включая разработку проектов, согласование, подписание уполномоченными лицами сторон, внесение изменений, а также их исполнение;

5) осуществляет мониторинг законодательства по вопросам, входящим в компетенцию Архивного отдела;

6) обеспечивает участие в деятельности координационных, совещательных комиссий и иных органов представителей Архивного отдела.

   17. Для осуществления своих задач и функций Архивный отдел имеет право:

1) представлять Администрацию по всем вопросам, входящим в компетенцию работы отдела;

2) вносить на рассмотрение органов местного самоуправления предложения по развитию архивного дела, совершенствованию работы ведомственных архивов, участвовать в подготовке и рассмотрении вопросов архивного дела и делопроизводства;

3) запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности, необходимые сведения об организации документов в делопроизводстве, о состоянии ведомственных архивов;

4) давать в пределах своей компетенции организациям - источникам комплектования обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве;

5) привлекать, с согласия руководителей организаций - источников комплектования, сотрудников ответственных за архив  для осуществления мероприятий, проводимых Отделом в соответствии с возложенными на него функциями и задачами;

6) принимать участие в совещаниях и иных мероприятиях, проводимых Администрацией при рассмотрении вопросов, касающихся архивного дела;

7) запрашивать и получать необходимую информацию, документы и материалы от структурных подразделений и муниципальных служащих Администрации по вопросам, входящим в компетенцию Архивного отдела;

8) требовать от муниципальных служащих и иных работников Администрации соблюдения единого порядка оформления документов, создаваемых в Администрации в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

 

Глава 4. Структура и организация деятельности Архивного отдела

 

   18. Архивный отдел подчиняется непосредственно Главе муниципального района в соответствии со структурой Администрации, утверждаемой Думой муниципального района.

   19. Структура Архивного отдела определяется в соответствии со штатным расписанием Администрации, утверждаемым распоряжением Администрации.

   20. Архивный отдел возглавляет заведующий архивным отделом администрации Слободо-Туринского муниципального района (далее - Заведующий архивным отделом).

   21. Заведующий архивным отделом несет ответственность за выполнение задач и функций Архивного отдела.

   22. Заведующий архивным отделом:

1) организует деятельность Архивного отдела, выполнение задач и функций, предусмотренных настоящим Положением, поручений Главы муниципального района и несёт персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач;

2) организует взаимодействие Архивного отдела с другими структурными подразделениями Администрации, органами местного самоуправления Слободо-Туринского муниципального района, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, областными и территориальными исполнительными органами государственной власти Свердловской области, органами местного самоуправления муниципальных образований, входящих в состав Слободо-Туринского муниципального района, иных организаций и учреждений;

3) отчитывается о работе Архивного отдела и состоянии архивного дела перед Администрацией и в установленном порядке перед Управлением архивами Свердловской области;

4) представляет Архивный отдел в территориальных органах федеральных органов исполнительной власти, областных и территориальных исполнительных органах государственной власти Свердловской области, органах местного самоуправления Слободо-Туринского муниципального района и муниципальных образований, входящих в состав Слободо-Туринского муниципального района, иных организациях и учреждениях по поручению Главы муниципального района;

5) несет персональную ответственность в пределах своей компетенции за состояние антикоррупционной работы в Архивном отделе;

6) подписывает служебные документы в пределах своей компетенции;

7) осуществляет иные полномочия, предусмотренные муниципальными правовыми актами, должностной инструкцией и настоящим Положением.

   23. Деятельность Архивного отдела организуется в соответствии с правилами, установленными Федеральным архивным агентством Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, на основе годового плана работы, утвержденного Главой муниципального района по согласованию с Управлением архивами Свердловской области.

   24. Обеспечение архивного отдела помещениями, отвечающими условиям постоянного хранения документов, содержание, техническое оснащение, оборудование, охрана, транспортное обслуживание осуществляется Администрацией за счет местного бюджета и субвенций, направленных на комплектование, учет, хранение и использование документов государственной собственности Свердловской области.

   25. При смене заведующего архивным отделом прием - передача дел и материалов производится с участием специально созданной комиссией, в состав которой входят представители Администрации и Управления архивами Свердловской области. Акт приема-передачи утверждается Главой муниципального района и представляется в Управление архивами Свердловской области.

   26. Ликвидация и реорганизация Архивного отдела осуществляются Администрацией по согласованию с Управлением архивами Свердловской области.

Архивные фонды и архивные документы, сосредоточенные в хранилищах ликвидируемого или реорганизуемого Архивного отдела, передаются его правопреемнику. При отсутствии правопреемника архивные фонды и архивные документы могут быть переданы на постоянное хранение в один из государственных архивов Свердловской области, подведомственных Управлению архивами Свердловской области, на основании договора между Управлением архивами и Администрацией.

 

Глава 5. Заключительные положения

 

   27. Изменения и дополнения в настоящее Положение вносятся распоряжением администрации Слободо-Туринского муниципального района.